Uusi ajanvaraus- ja korttiavainjärjestelmä:

1 Perusteet muutokselle

Vuoden 2016 aikana Valmetin portin palveluaikoja on supistettu merkittävästi, jonka seurauksena avain- ja varauspalvelun saatavuus etenkin toimipisteen ulkopuolella työskenteleville on heikentynyt oleellisesti.

Muutoksen tavoitteena on palauttaa entisen kaltainen 24/7-palvelu jäsenistölle ja samalla myös helpottaa entisestään varauksen tekoa, maksamista ja avainpalvelua.

2 Sähköinen ajanvaraus

2.1 Ajanvarausjärjestelmä

Ajanvaraus toimii 1. helmikuuta 2017 alkaen alla näkyvässä osoitteessa:

https://evaraus.fi/Valmet_Jarvenpaan_Moottorikerho

Rekisteröityminen varausjärjestelmän käyttäjäksi on vapaaehtoista, mutta se on edellytyksenä maksupalautuksille, kts. kohta 2.3. Varaus vahvistetaan maksamalla se verkkopankkitunnuksilla.

2.2 Maksut

Kaluston ja tilojen vuokraushintoihin ei tehdä tässä yhteydessä suuria muutoksia, mutta hinnoittelua yksinkertaistetaan:

- jatkossa korjaus- ja pesuhallien ensimmäisen tunnin vuokraushinta ei poikkea seuraavista, vaan hinnoittelu on 2.1.2017 eteenpäin 4 €/h. Vuorokausi- ja viikkoperusteiset hinnoittelut pidetään ennallaan.
- muita erikoishintoja ei enää ole (sarjakortit yms.)

2.3 Maksetun varauksen peruuttaminen

Varauksen vahvistaminen vaatii jatkossa maksun verkkopankissa varauksen teon yhteydessä. Jo maksettu varaus voidaan palauttaa seuraavin ehdoin ja rajoituksin:

- Alle 10 €:n maksuja ei palauteta
- Käyttäjän tulee peruuttaa varaus ajanvarausjärjestelmässä, joka on mahdollista ainoastaan silloin, kun varauksen on tehnyt järjestelmään rekisteröitynyt käyttäjä
- Peruutus pitää tehdä viimeistään vuorokautta ennen varattua aikaa
- Ajanvarauksen peruutuksen jälkeen, käyttäjän tulee lähettää viesti Moottorikerhon jäsenvastaavalle Pekka Palolle (pekka.palo85@gmail.com) ja kertoa peruutettu aika ja vuokrausmaksun suuruus
- Vuokrausmaksusta vähennetään 5 euroa maksujärjestelmän veloittamien kustannusten kattamiseksi (maksujärjestelmän veloitus on tapahtumaperusteinen ja myös palautuksesta veloitetaan Moottorikerhoa).

3 Avainjärjestelmä

3.1 Avainkortti

Kaikille jäsenille on lähetetty vuoden 2017 jäsenmaksulaskun yhteydessä oma henkilökohtainen avainkortti, jolla aukeaa lukko kerhotilan tuulikaappiin. Tuulikaappiin on asennettu lokerikko, jossa on oma korttilukollinen kaappi jokaisen peräkärryn/korjaushallin abloy-avaimelle. Vuokra-ajan päättymisen jälkeen avain tulee palauttaa kaappiin, jotta se on seuraavan varaajan käytettävissä.

Kaikki jäsenmaksun mukana lähetetyt avainkortit on aktivoitu toimimaan, mutta ne tullaan sulkemaan maaliskuun aikana niiden korttien osalta joista ei ole suoritettu korttimaksua. Jatkossa maksettu korttimaksu on siis edellytys kerhon kaluston ja tilojen käytölle. Jos haluat aktivoida sulkeutuneen korttisi, ota yhteyttä Moottorikerhon jäsenvastaavaan Pekka Paloon (pekka.palo85@gmail.com).

3.2 Kerhotila

Kerhotilan avaimelle ei ole omaa lokerikkoa, vaan avaimen luovutuksesta sovitaan vanhan toimintatavan mukaisesti Seppo Vuoriston (seppo.vuoristo@valmet.com) kanssa. Ajanvaraus kerhotilaan tehdään kuitenkin jatkossa sähköisen ajanvarausjärjestelmän kautta. Sujuvan avainpalvelun ja pyyhehuollon varmistamiseksi, pyydämme tekemään Kerhotilan varauksen mahdollisimman hyvissä ajoin.

3.3 Kadonnut kortti ja väärinkäytökset

Jos korttisi katoaa, ota yhteyttä viipymättä Moottorikerhon jäsenvastaavaan Pekka Paloon (pekka.palo85@gmail.com). Uuden kortin teosta ja lähettämisestä Moottorikerho veloittaa 20 €.

Jokaisen käyttäjän tapahtumat tallentuvat lukkojärjestelmän muistiin ja ajanvarausjärjestelmän varauksia verrataan säännöllisesti lukkojen avauslokeihin. Väärinkäyttöepäilyihin tullaan puuttumaan.

4 Ajanvaraus- ja avainjärjestelmän ongelmat ja kehitysehdotukset

Uusiin järjestelmiin liittyviä ongelmia ja kehitysehdotuksia varten on avattu sähköpostitili ajanvaraus@valmetjarvenpaanmoottorikerho.com

Sähköpostitili ei ole kuitenkaan päivittäisessä seurannassa, joten kiireellisissä asioissa ota yhteyttä talkkarivuorossa olevaan. Ajantasainen talkkarilista löytyy kerhotilan tuulikaapin ilmoitustaululta ja lisäksi se on jaettu kaikille jäsenille jäsenmaksulaskun yhteydessä.

5 Uuteen varausjärjestelmään siirtyminen helmikuun alussa

Valmetin aulapalvelu palvelee varaus- ja avainasioissa 31. tammikuuta klo 16 asti normaalisti. Samana iltana aulan varauskirjojen varaukset siirretään sähköiseen järjestelmään ja palvelu avataan käyttäjille.

Aulapalvelun kautta helmikuulle tehdyt varaukset voi joko maksaa aulapalvelussa tai laskulla. Jälkimmäisessä tapauksessa ota yhteyttä kerhon jäsenvastaavaan Pekka Paloon (pekka.palo85@gmail.com).

Helmikuun 1. päivä lähtien aulapalvelu ei voi enää kirjata varauksia, vaan he ohjaavat jäsenet Moottorikerhon nettisivuille (www.valmetjarvenpaanmoottorikerho.com), jossa linkki varausjärjestelmään.

28.1.2017 Valmet Järvenpään Moottorikerhon hallitus